Tugas & Fungsi PPID

TUGAS, WEWENANG DAN FUNGSI PPID

Sesuai dengan Surat Keputusan Kepala Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor:188.46/327.A/DESDM/2021.

1. Penanggung Jawab

Tugas:

1. Memberikan arahan kepada pelaksana harian PPID SKPD.

2. Memberikan masukan kepada PPID Provinsi Nusa Tenggara Barat.

3. Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolaan informasi dan dokumentasi lingkup Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi NTB.

4. Memberikan laporan pelaksanaan informasi dan dokumentasi lingkup Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi NTB secara berkala kepada Sekretaris Daerah sebagai Ketua Pelaksana PPID Provinsi NTB.

Wewenang:

1. Menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

2. Meminta dan memperoleh informasi dari Bidang dan Balai yang menjadi cakupan kerjanya.

3. Mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi yang menjadi cakupan kerjanya.

4. Menugaskan Bidang dan Balai untuk membuat, mengumpulkan serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk keperluan organisasi.

 

2. Pelaksana Harian

Tugas:

1. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari Bidang dan Balai.

2. Menyusun petunjuk teknis prosedur pelayanan informasi publik.

3. Menyimpan, mendokumentasi, menyediakan dan memberi pelayanan informasi publik.

4. Melakukan pemutahiran informasi dan dokumentasi.

5. Menyediakan informasi dan dokumentasi secara berkala dan sesuai kebutuhan.

6. Memberikan pelayanan dan atau tanggapan tertulis atas permohonan informasi yang diajukan publik yang diketahui/disetujui oleh penanggung jawab. 

 

3. Verifikator/Input Data

Tugas:

1. Mengkoordinasikan data dan informasi sesuai bidang tugas masing-masing.

2. Melakukan pendataan dan verifikasi bahan informasi publik lingkup Bidang dan Balai yang menjadi cakupan kerjanya.

3. Bersama dengan pelaksana harian melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan.

4. Pengelola dan Pemutahiran Data

Tugas:

1. Mengelola, memelihara dan pemutahirkan data dan informasi yang diperoleh dari bidang dan balai untuk bahan pelayanan informasi publik.

2. Menyiapkan data dan informasi terkini terkait bidang tugas.

5. Dokumentasi dan Kearsipan

Tugas:

1. Deskripsi informasi, membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi.

2. Memverifikasi informasi sesuai dengan jenis informasi.

3. Otentifikasi informasi, menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi.

4. Pemberian kode informasi, dilakukan untuk mempermudah pencarian yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing unit kerja.

Pengkodean informasi meliputi:

1. Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka;

2. Kode huruf digunakan untuk memberikan tanda pengenal kelompok primer atau fungsi;

3. Kode angka dua digit untuk member tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan.

 

5. Penataan dan penyimpanan informasi, dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis.

6. Pelayanan Informasi dan Pengelola Website

Tugas:

1. Melakukan pengelolaan dan pemeliharaan jaringan dan website.

2. Melakukan pengumuman secara berkala melalui website dan media informasi lain yang tersedia

3. Melayani permintaan informasi yang disediakan setiap saat dan semua informasi publik yang dikategorikan wajib harus tersedia setiap saat;

4. Melakukan pendokumentasian permintaan informasi dan pelaporan pelayanan. Semua permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulis (lisan) maupun yang tertulis harus bisa didokumentasikan.

Klik disini untuk mengunduh Dokumen